Notre client, une entreprise évoluant dans le secteur du tourisme, recherche un Assitant de Gestion Administrative et Financière. L'entreprise est spécialisée dans la promotion de destinations et d’établissements touristiques et collabore avec des media influents pour assurer une visibilité optimale sur le web.

Description du poste :

Notre client recherche un Assistant de Gestion Administrative et Financière pour les assister dans la gestion quotidienne des opérations financières, RH, et de l’office management. Vous travaillerez en étroite collaboration directement avec les dirigeants afin d’assurer la bonne gestion administrative de l'entreprise.

Comptabilité et gestion financière :

• Mise à jour de la facturation : Suivre et enregistrer les factures clients et fournisseurs.
• Suivi des encaissements : Assurer le contrôle et le suivi régulier des paiements reçus.
• Recouvrement : Gérer les relances clients en cas de retards de paiement pour garantir la régularité des flux financiers.
• Gestion de la trésorerie : Suivre les opérations de trésorerie, y compris les comptes à terme (CAT), les virements EDR, et les comptes PICTET.
• Paiement des fournisseurs : Préparer les paiements fournisseurs et assurer leur suivi.
• Rapprochements bancaires : Effectuer régulièrement les rapprochements bancaires pour garantir la cohérence des comptes.
• Mise à jour du tableau de suivi de la performance financière : Consolider et mettre à jour les indicateurs financiers mensuels.
• Refacturation interne : Gérer les processus de refacturation entre les différentes entités internes de l’entreprise.
• Préparation des bilans : Assister à la préparation des bilans annuels en collaboration avec le service comptable.

Ressources humaines :

• Gestion de la paie : Préparer et suivre les éléments variables de la paie en lien avec les prestataires externes ou internes.
• Gestion et suivi des notes de frais (NDF) : Vérifier, valider et suivre les NDF soumises par les collaborateurs.
• Suivi des contrats de travail, médecine du travail et formations externes : Assurer la gestion administrative des contrats et des obligations légales (visites médicales, formations, etc.).
• Gestion des cartes restaurant (SWILE) : Suivre la distribution et l’utilisation des cartes restaurant pour les collaborateurs.
• Assistance au recrutement : Participer aux processus de recrutement (planification des entretiens, diffusion des annonces, etc.).

Office Management :

• Gestion des espaces de coworking : Coordonner l’utilisation des espaces de travail avec un prestataire externe, assurer le bon fonctionnement des services.
• Échanges avec le syndic et le conseil syndical : Entretenir des relations régulières avec le syndic de copropriété et le conseil syndical pour les questions liées aux locaux (maintenance, travaux, règlementations).

Informations Complémentaires :

• Localisation : Poste basé à Paris
• Type de contrat : CDI (temps plein ou temps partiel)
• Rémunération : Selon profil et expérience

• Expérience : Minimum 2 ans d’expérience dans un poste similaire, idéalement dans une PME ou dans un environnement dynamique.
• Compétences techniques : Bonne maîtrise des outils de gestion comptable (Sage, Cegid, etc.) et des logiciels bureautiques (Excel, Word, etc.).
• Compétences relationnelles : Excellentes capacités d'organisation, autonomie, et aptitude à travailler avec différents interlocuteurs.
• Rigueur et organisation : Sens de la rigueur dans la gestion des tâches financières et administratives, capacité à suivre plusieurs projets en parallèle.