Sous l’autorité du responsable du service Administration générale, l’archiviste est chargé de la mise en oeuvre de la politique d’archivage papier et numérique. Assurant un rôle de facilitateur dans la transmission d’informations et pour la gestion documentaire de la collectivité, il peut également être amené à former et à accompagner les communes adhérentes dans leur politique d’archivage.
SITUATION ACTUELLE
- Communauté d’agglomération Arlysère
- Sous l’autorité du Directeur général des services et du Responsable du service Administration générale
CONDITIONS D’EXERCICE
- Lieu : Bâtiment l’Arpège (Albertville)
- Contrat : Poste pérenne ou à défaut contractuel
- Poste : Temps complet, 35h hebdomadaires
- Contraintes : Télétravail possible 1 jour/semaine – Devoir de réserve et sens du service public – Déplacements sur le territoire Arlysère
RELATIONS FONCTIONNELLES
- Relations internes : Relations fortes avec le DGS et le Responsable du service – Relations avec l’ensemble des services et les élus
- Relations externes : Relations avec différents services externes et partenaires institutionnels – Relations avec les secrétaires de mairie des communes du territoire
CADRE STATUTAIRE
- Cadres d’emplois des Attachés de conservation du patrimoine, des Assistants de conservation du patrimoine, des Attachés ou des Rédacteurs
- Recrutement par voie statutaire ou à défaut par voie contractuelle
MISSIONS
1. Mettre en oeuvre la politique d’archivage de la collectivité
- Proposer, puis décliner, les priorités concernant la gestion des archives papiers et numériques
- Encadrer et participer aux activités archivistiques des services : programmer les versements et participer à la prise en charge intellectuelle et physique (suivi des demandes, établissement des bordereaux, traitement archivistique, mise en magasin…)
- Superviser les opérations de classement, les versements et les éliminations ainsi que l’animation du réseau de référents archives mis en place dans les services producteurs
- Piloter la mise en place de la formation et sensibiliser les agents à l’archivage papier et numérique (gestion courante, archives intermédiaires, préparation des versements)
- Assurer les travaux de traitement archivistique des versements
- Mettre en place et administrer un système d’information archivistique
- Superviser l’accès aux fonds
- Construire la politique d’archivage électronique avec la responsable du service Informatique
- Conseiller les directions dans la gestion de leurs documents et données, évaluer l’intérêt des documents, déterminer les durées de conservation
- Être garant des conditions de conservation matérielle et du patrimoine « archive » de la collectivité et être en appui des services techniques lors d’aménagement de salle d’archives et de transfert
- Évaluer les besoins des services producteurs (diagnostic, état des lieux et propositions d’intervention) et planifier les missions d’archivage réalisées par les agents des services
- Élaborer, alimenter et/ou perfectionner les instruments de recherche
2. Accompagner les communes du territoire à l’archivage
- Mettre en place l’accompagnement à l’archivage et l’offre de services aux communes adhérentes et syndicats partenaires
- Réaliser les devis et la facturation des missions
3. Développer la communication en matière d’archivage
- Donner accès aux documents administratifs de la collectivité et répondre aux questions relatives à la réutilisation des informations publiques en tant que PRADA : réception et traitement des demandes, liaison avec la CADA
- Superviser les réponses aux demandes de communications administratives internes
- Valoriser les fonds d’archives de la collectivité pour promouvoir son histoire et ses politiques publiques en proposant des actions de communication interne et externe en transversalité avec les services
- Travailler en réseau avec les Archives Départementales et autres partenaires institutionnels
4. Assurer la protection des données en lien avec la juriste et le DPO de la collectivité
- Assurer le suivi de l'application du règlement à la protection des données
- Répondre aux sollicitations du DPO qui peut être destinataire de demandes d'accès aux droits de la part des administrés
- Recenser et suivre les registres et les préconisations faites par le DPO inscrite sur le bilan et lors des points d'étapes
- Analyser et cartographier les risques
- Prioriser les actions à mener et construire un plan d'actions
- Corriger les problèmes
- Rédiger des procédures internes visant à gérer les traitements de données personnelles, les éventuelles demandes d'exercice de droits et violations
- Documenter la conformité de la collectivité
- Être l'interlocuteur unique des agents dans les services qui ont besoin d'un avis RGPD
- Informer et conseiller la collectivité et les agents en mettant en place des actions de sensibilisation interne
- Accompagner au changement dans l'usage de la data
- Tenir informés les élus et les agents sur les sensibilisations RGPD mis à leur disposition
5. Coordonner la démarche Open Data En collaboration avec le service Smart Agglo
- Réaliser l’inventaire des données internes à l’établissement et externes auprès des partenaires impliqués dans la stratégie Open data
- Être force de propositions pour définir, avec les Directions Générales Adjointes et les référents Open data des partenaires externes, les jeux de données à ouvrir
- Déployer la stratégie Open data adoptée par les élus de la communauté d’agglomération
- Veiller à la mise en oeuvre des obligations réglementaires de la collectivité en matière d'Open Data