Au sein du service de la Direction des Ressources Humaines, vous occupez, dans le cadre d'un CDD de remplacement, la fonction de secrétaire du service.

Vos activités principales et spécifiques sont les suivantes : 

- Accueil physique : renseigner, orienter les agents de l'EPSAN et les extérieurs 

- Accueil téléphonique : filtrer, orienter les appels et les demandes téléphoniques et/ou traiter les demandes afférentes

- Tenue de l’agenda de la Directrice-adjointe

- Organisation de réunions et réservation de salles

- Réception du courrier : ouverture, tri et diffusion -

- Frappe du courrier, mise en forme, copie, envoi et classement (courrier courant, tableaux de bord divers, embauches, assignations, invitations instances, convocation concours, jury, vacanciers, lettres types...)

- Gestion de boîtes aux lettres Outlook

- Réponses aux candidatures

- Classement et archivage dans les dossiers des agents et aux archives

- Création et reproduction de documents + mise à jour de différents documents 

- Aide à la préparation du CSE (convocation, envoi ODJ + rapports)

- Aide à la préparation des CAPL (convocations, réservation de salles)

- Mise sous pli de divers documents (primes de service, notations…)

- Compte-rendus (occasionnel)

- Logistique : fournitures de bureau, demandes diverses concernant le matériel et les locaux (photocopieur, etc)

- Organisation des journées d'accueil des nouveaux arrivants

- Mise à jour de l’annuaire interne de l’EPSAN

- Traitement des contraventions

- Cumuls d’activités

- Traitement des demandes d’activités privées

- Sens du contact et de l’accueil - Capacités de rigueur, d’organisation et de priorisation

- Réactivité et discrétion

Compétences requises :

- Expérience de minimum d'un an dans un service de Ressources Humaines indispensable

- Maîtrise de l’outil informatique WORD – EXCEL – OUTLOOK – ACROBAT PRO - XPRESS-SAGAH

Liaison hiérarchique :

Directrice-adjointe – Attachée d’Administration Hospitalière