Le Secrétariat de direction joue un rôle d’interface entre l’extérieur et le directeur de l’établissement.

Il est chargé d’assurer le secrétariat du Directeur et de l’assister dans le fonctionnement de la Direction Générale.

Vos missions générale : 

Assurer le Secrétariat de la Direction Générale de l’établissement. Selon sa spécialité, l’assistante de direction sera amenée à gérer des dossiers et des missions spécifiques relevant de sa compétence, notamment en lien avec les affaires générales.
 

Vos missions permanantes :

• Accueil physique et téléphonique des visiteurs
• Traitement, enregistrement des courriers,
• Communication avec les services internes et externes,
• Gestion de l’agenda du directeur et du secrétaire général,
• Organisation des rendez-vous et réunions, préparation des dossiers correspondants,
• Participation à l’organisation et préparation des ordres du jour et des comptes-rendus, des réunions organisées par la direction (conseils des chefs de pôle, directoires),
• Tenue de la base documentaire de la direction générale,
• Suivi des astreintes administratives et des congés des directeurs adjoints,
• Taches diverses liées au secrétariat.

Types de contrat : 

• Poste de fonctionnaire ouvert aux contractuels CDD / CDI

Organisation du poste : 

• Horaire à temps plein sur une amplitude horaire de 7h40 du lundi au vendredi de 8h30 à 16h10

 

Environnement de travail

• Self, cafétaria, salle de repos
• Crèche
• Parking
• C.G.O.S  : c'est une association loi 1901 à but non lucratif, qui a pour mission de mettre en œuvre et de gérer l'action sociale en faveur des agents en activité ou retraités 

Le GHSIF est labellisé « Diversité » par l’Association française de normalisation, attestant la mise en place d’un dispositif de prévention des discriminations et de promotion de la diversité dans le cadre de la gestion des ressources humaines.

Formation/qualification :

• BTS Assistante de direction - BAC minimun
• Expérience similaire serait appréciée
• Connaissance du milieu hospitalier

 Connaissances requises pour le poste :

• Gestion administrative
• Maîtrise des outils bureautiques
• Qualité rédactionnelle (maîtrise orthographe, syntaxe)
• Usage des outils de communication
• Capacité relationnelle
• Maîtrise de la prise de note et qualités rédactionnelles indispensables

Qualités requises pour le poste : 

• Capacité d’adaptation
• Esprit de synthèse
• Sens de l’organisation
• Sens de l’initiative
• Rigueur dans l’exécution du travail
• Discrétion professionnelle
• Ponctualité et disponibilité
• Sens du travail en équipe