Val d’Oise Habitat recherche pour intégrer sa direction stratégie patrimoniale :
Un assistant de programmes (h/f) basé(e) au siège social situé à Cergy-Pontoise.
Vos principales missions seront :
L’assistance administrative de la direction
- Assure les tâches classiques de secrétariat de service : courrier, téléphone, etc…
- Rédige et saisit les courriers, documents de synthèse, comptes rendus liés à son activité.
- Participe à l’élaboration de documents interservices.
- Archive les documents en respectant le plan de classement papier et informatique et en étant force de proposition.
L’organisation des réunions
- Prépare et organise toutes les réunions de la direction (réunions d’information aux locataires, organisation logistique avec les villes…).
- Rédige les comptes rendus et les diffuse.
L’assistance dans la gestion de projets
- Assiste les responsables de programmes dans l’élaboration et le suivi des projets et les aide dans leur organisation quotidienne y compris les phases AO.
- Participe à l’élaboration des dossiers intervenant durant la phase de conception jusqu’au démarrage des travaux (cahier des charges pour le choix des prestataires, demande de subventions, demande de garantie d’emprunt, demande d’avis des domaines, documents pour les jurys de maîtrise d’œuvre etc…).
- Réalise sous le contrôle du responsable de programmes les ordres de services et bons de commandes.
- Participe à l’élaboration des dossiers intervenant durant la phase de travaux (maquette des panneaux de chantier, commande des plaques Région IDF suite attribution subvention, dossier d’assurance dommages-ouvrages, avenants de toutes modifications de travaux, réception des PV de réception de chantier etc…).
- Veille à ce que les critères d’attribution de financements soient respectés pour chaque financeur.
- Réceptionne et traite les demandes d’agrément de sous-traitants en lien avec la direction de la commande publique
- Prépare et diffuse sous contrôle du responsable de programmes les consultations de moins de 40 000€ (3 devis). Procède à une première analyse.
- Organise les interventions des prestataires sur les sites à diagnostiquer
- Planifie et participe aux points secteurs avec les responsables de programmes tous les 2 mois.
- Réalise sous le contrôle du responsable de programme les fiches H1 et H2 à destination du service des impôts.
- Gère le dépôt des autorisations administratives sur les plateformes dédiées des services instructeurs.
- Assure à son niveau la mise à jour de SALVIA Pilotage.
Le reporting de son activité
- Tient à jour les différents tableaux de reporting des opérations en appui des responsables de programmes.
Avantages : statut agent de maîtrise, 32 jours de congés payés, 10 jours de RTT, participation mutuelle familiale, tickets restaurants de 10 euros par jour travaillé, prime d'assiduité annuelle, prime d'intéressement, avantages CSE.
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