Sous la responsabilité de la cheffe de cabinet, le collaborateur apporte une aide complémentaire dans le cadre des missions du cabinet du maire et notamment des manifestations de relations publiques.
Nous vous confierons :
1) la mission d’assister la migration vers une nouvelle version de notre fichier de Relations Publiques (10 000 contacts) en contact permanent avec la cheffe de cabinet, une collaboratrice dédiée à cette fonction, le responsable informatique et les services utilisateurs.
Nous vous demanderons durant cette mission, de travailler sur :

• le suivi de la migration avec le prestataire,
• une réflexion concernant l’arborescence des contacts,
• la conceptualisation de la procédure et de la hiérarchie pour l’administration des utilisateurs,
• la veille à la mise à jour des contacts,
• l’édition de fichiers pour les manifestations de la Ville de Deauville.

1. diverses missions d’organisation comme la gestion de l’agenda, le pilotage et l’organisation de réunions spécifiques (programme, ordre du jour, compte rendu, suivi organisationnel, invitation, hébergement, accueil physique et téléphonique...).
2. la contribution à la rédaction de notes, synthèses, discours, ..., des compétences rédactionnelles sont donc indispensables.
3. La contribution à la gestion logistique de manifestations de relations publiques et notamment du Festival du Cinéma Américain par l’envoi et le suivi des courriers d'invitation, la gestion de l’accueil des invités.

Faisant partie d’une équipe composée de trois personnes, vous devez faire preuve de polyvalence et de flexibilité accompagnées d’un sens aigu des relations humaines et de diplomatie.
 

Profil :
Cadre d’emplois des adjoints administratifs
Connaissances requises (savoirs) :
Connaître les différentes techniques du secrétariat relatives à l’accueil, la communication, l’organisation et
la gestion de l’information
Compétences techniques requises (savoir-faire nécessaires) :
Savoir gérer en toute confidentialité des informations
Savoir identifier et gérer une urgence ou un événement imprévu
Savoir réceptionner le courrier et les appels téléphoniques, en assurer le filtrage et la transmission
Savoir accueillir les personnes
Compétences relationnelles (savoir être) :
Avoir le sens de la communication et du travail en équipe.
Savoir être rigoureux, méthodique et disponible.
Relations fréquentes avec les contacts "réseaux" du cabinet

Spécificités liées au poste :
35 heures hebdomadaires
Présentation soignée, discrétion indispensable
Possibilités : stage + CDD ou CDD