Vos missions :
Accueil téléphonique et physique au secrétariat :
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et informatiques ;
- Recevoir le public (usagers, agents, représentants institutionnels).
Organisation et planification des réunions :
- Prendre et organiser des rendez-vous en fonction des priorités de la Directrice Ressources (DR) ;
- Gérer la planification collective des diverses réunions et rencontres (réunions de services, commissions, Vice-Présidents, adjoints...) ;
- Suivre l'agenda de la DR et le suivi des congés des responsables de service de la DR ;
- Participe à la création de l'arborescence informatique et classement des dossiers de la DR ;
- Organiser des déplacements professionnels de la DR (réservation voiture, train...) ;
- Assurer le suivi des frais de déplacements des élus ville et Mayenne Communauté.
Suivi des projets et activité de la Direction :
- Assurer le suivi des dossiers (reporting d'informations, rétroplanning...) et en assurer le classement ;
- Assurer la coordination des rencontres avec les secrétaires de mairie des 33 communes de l’EPCI (ordre du jour des réunions, organisation des formations en lien avec nos partenaires...) ;
- Effectuer un travail de recherche et d'information afin de constituer les fonds de dossier ;
- Préparer et/ou soutenir administrativement et logistiquement les événements organisés par la DR ;
- Aider au traitement du courrier : en assurer l'enregistrement, le classement puis la distribution au sein des services de la DR.
Réalisation et mise en forme de travaux bureautique :
- Préparer les ordres du jour, compte-rendu, courrier, rapports, supports de réunion (projet délibération, diaporama, PowerPoint...) ;
- Aider au traitement du courrier : en assurer l'enregistrement, le classement puis la distribution au sein des services de la DR ;
- Assurer le suivi des conventions.