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Fonctionnaire - Assistant de direction H/F

Fonctionnaire
Mayenne
Dès que possible

DESCRIPTIF DU POSTE

Sous la responsabilité de la Directrice Ressources, vous apportez une aide permanente à celle-ci en termes d'organisation, de gestion de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.

Vos missions :

Accueil téléphonique et physique au secrétariat :
  • Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et informatiques ;
  • Recevoir le public  (usagers, agents, représentants institutionnels).

Organisation et planification des réunions :
  • Prendre  et organiser des rendez-vous en fonction des priorités de la Directrice Ressources (DR) ;
  • Gérer la planification collective des diverses réunions et rencontres (réunions de services, commissions, Vice-Présidents, adjoints...) ;
  • Suivre l'agenda de la DR  et le suivi des congés des responsables de service de la DR ;
  • Participe à la création de l'arborescence informatique et classement des dossiers de la DR ;
  • Organiser des déplacements professionnels de la DR (réservation voiture, train...) ;
  • Assurer le suivi des frais de déplacements des élus ville et Mayenne Communauté.

Suivi des projets et activité de la Direction : 
  • Assurer le suivi des dossiers (reporting d'informations, rétroplanning...) et en assurer le classement ;
  • Assurer la coordination des rencontres avec les secrétaires de mairie des 33 communes de l’EPCI (ordre du jour des réunions, organisation des formations en lien avec nos partenaires...) ;
  • Effectuer un travail de recherche et d'information afin de constituer les fonds de dossier ;
  • Préparer  et/ou soutenir administrativement et logistiquement les événements organisés par la DR ;
  • Aider au traitement du courrier : en assurer l'enregistrement, le classement puis la distribution au sein des services de la DR.
                  
Réalisation et mise en forme de travaux bureautique :
  • Préparer les ordres du jour, compte-rendu, courrier, rapports, supports de réunion (projet délibération, diaporama, PowerPoint...) ;
  • Aider au traitement du courrier : en assurer l'enregistrement, le classement puis la distribution au sein des services de la DR ;
  • Assurer le suivi des conventions.

PROFIL RECHERCHÉ

Votre profil :
 
  • Savoir organiser et planifier ses activités ;
  • Savoir être autonome et rendre compte ;
  • Être garant de l'image de la Direction Ressources et de la collectivité ;
  • Savoir s'exprimer oralement et rédiger à l'écrit avec aisance ;
  • Maîtriser les techniques de restitution et de transmission d'information écrite ou orale ;
  • Savoir organiser une réunion et gérer des agendas partagés ;
  • Proposer des modes d'organisation, de fonctionnement, de simplification et de classement.
  • Respect des obligations de discrétion et confidentialité ;
  • Esprit de synthèse et d'analyse ;
  • Sens de l'organisation ;
  • Sens du travail en transversalité.

Diplômes/Expériences :

Niveau Bac+2 / BTS / BUT spécialité Support à l’action managériale ; Gestion des administrations…
Et/ou une expérience d’un an minimum sur des fonctions similaires

Avantages :
 
      • Rémunération statutaire ;
      • Régime indemnitaire ;
      • CNAS ;
      • Participation au maintien de salaire (15€ ; 20€ ou 25€ selon votre indice majoré)
      • 9 RTT
      • Télétravail possible 1 jour/semaine

Date d’entretien (un test aura lieu le jour de l’entretien):
  • Jeudi 18 juillet 2024 (après-midi)

Merci de nous addresser un CV et une lettre de motivation (obligatoire)