INTITULE DU POSTE

Fonction : Assistant(e) de direction
Grade : Adjoint Administratif

Liaisons hiérarchiques : Directeurs adjoints chargés des affaires médicales (DAM), Attachée d’administration hospitalière du Bureau des Affaires Médicales (BAM)

Liaisons fonctionnelles : Directeurs adjoints chargés des affaires médicales (DAM), Attachée d’administration hospitalière du Bureau des Affaires Médicales (BAM), Adjointe des cadres hospitaliers (ACH) du Bureau des affaires médicales, DRH, Direction des Finances, Médecins dont chefs de service et chefs de pôle, ARS, CNG, autres établissements, organismes de sécurité sociale, DRIEETS.

Horaires de travail : 9h-16h40

Statut : fonctionnaire ou CDD, possibilité d’intégrer la fonction publique hospitalière par concours

PRESENTATION DE L’ENVIRONNEMENT

Le Groupe Hospitalier Sud Ile-de-France (GHSIF) est issu de la fusion au 1er janvier 2017 du Centre Hospitalier de Melun et de l’hôpital de Brie Comte Robert, ce dernier étant désormais totalement intégré au fonctionnement des autres pôles, au sein du GHSIF.

• 330 ETP médecins et internes
• 1 132 lits et places (site de Melun et site de Brie Comte Robert)

Le CH Sud 77 est issu de la fusion des Centres hospitaliers de Fontainebleau, Nemours et Montereau-Fault-Yonne, il comprend 280 ETP médicaux et compte 1500 lits et places.

Le BAM du Groupe Hospitalier Sud Ile-de-France est composé : d’une attachée d’administration hospitalière et de trois postes d’adjoints administratifs hospitaliers, sous la responsabilité d’un directeur adjoint.  
Le BAM du CH Sud 77 est composé d’une adjointe des cadres et de deux adjointes administratives sous la responsabilité d’une directrice adjointe.

Le poste est partagé entre les BAM des deux sites, l’agent est posté sur le site du GHSIF à Melun.

MISSION DU POSTE

Le titulaire du poste a pour mission de traiter différents éléments administratifs et financiers afférents au recrutement, à la formation continue, au temps de travail (tableau de service, COPS), à l’activité libérale du personnel médical. Il gère également les différents engagements du directeur adjoint et son agenda. Il peut être amené à remplacer ses collègues lors de leurs absences sur certaines missions nécessitant une continuité.

ACTIVITES PRINCIPALES

Sous l’autorité des directeurs adjoints des deux sites, en lien avec ses collègues du bureau des affaires médicales, l’adjoint administratif assure pour un portefeuille de services définis, les missions suivantes :

• Accueil physique et téléphonique du personnel médical : conseil, information, orientation
• Préparation, élaboration et contrôle du tableau de service, de garde et d’astreinte du personnel médical, en lien avec les chefs de services, secrétariats de services. Préparation de la validation et diffusion des différents éléments. Suivi et communication de planning des gardes et astreintes : respect du repos quotidien, complétude de la liste, communication de la version initiale et des modifications.
• Préparation de diverses commissions et réalisation des indicateurs afférents : commission de l’activité libérale, commission de l’organisation de la permanence des soins.
• Gestion des recrutements : publication et suivi des annonces de recrutement, lien avec la communication pour diffusion, traitement des candidatures.
• Suivi de l’entretien annuel des personnels médicaux et suivi du plan de formation médical.
• Gestion des différents engagements du directeur adjoint : secrétariat, gestion d’agenda, organisation et compte rendu de réunions, préparation de dossiers en lien avec les missions du directeur adjoint (relations ville-hôpital, suivi de pôles, projets de l’établissement, etc.).
• Sous la supervision de l’attachée d’administration, rédaction et suivi des signatures de diverses décisions et conventions : mise à disposition, PST, PECH,

AVANTAGES

Accompagnement à la prise de poste et accès à la formation professionnelle possibles
Crèche hospitalière (60 berceaux)
Télétravail possible suivant accord local après une période d’adaptation au poste
Restaurant administratif sur site.
Forfait mobilités durables et solution de covoiturage financée par l’établissement.
Présence d’une assistante sociale, référente handicap, préventrice des risques professionnels.



Déplacements ponctuels à prévoir sur le CH Sud 77.
 

COMPETENCES REQUISES
 

• Bureautique : connaissances des logiciels Word et Excel, du logiciel de paie (Hextant, CPAGE) et du logiciel de gestion du temps de travail médical (OCTIME)
• Connaissance du statut du personnel médical
• Connaissance de l’organisation hospitalière
• Maîtrise de l’orthographe et de la syntaxe
• Connaissances en comptabilité publique

QUALITES REQUISES
 

• Sens de l'organisation et de l'initiative
• Rigueur et dynamisme, qualités relationnelles
• Disponibilité, discrétion professionnelle, capacité d'appréciation des situations
• Maîtrise de soi, respect des délais
• Bonne gestion des priorités et des délais